Gestión Documental
Links de interés
Es el listado de información de la Clínica de Oftalmología San Diego, en ellas se define cuanto tiempo se debe conservar la información que se produce (Por fines legales, fiscales, administrativos) o si se conserva permanentemente (Por valores históricos, culturales y científicos)
Inventario Eliminación de Historias Clínicas.
Sustento normativo: Resolución 0839 de 2017,
Artículo 3. Retención y tiempos de conservación documental del expediente de la historia clínica. La historia clínica debe retenerse y conservarse por el responsable de su custodia, por un periodo mínimo de quince (15) años, contados a partir de la fecha de la última atención. Los cinco (5) primeros años dicha retención y conservación se hará en el archivo de gestión y los diez (10) años siguientes en el archivo central. Para las historias clínicas de víctimas de violaciones de derechos humanos o infracciones graves al Derecho Internacional Humanitario, los términos de retención y conservación documental se duplicarán. Si al momento de tener en custodia una historia clínica, esta llegare a formar parte de un proceso relacionado con delitos de lesa humanidad, la conservación será permanente, lo cual deberá garantizar la entidad a cuyo cargo se encuentre la custodia, utilizando para tal fin los medios que considere necesarios.
Por tal motivo y previa aprobación del comité de Historia Clínica dado en Medellín a los 31 días del mes de octubre. Se publica El inventario de Eliminación de Historias Clínicas, en caso de considerarse interesado en la misma. Por favor acercarse a las Instalaciones de la Clínica para proceder con su entrega.
SOLICITUD Y ENTREGA DE HISTORIAS CLINICAS
La historia clínica es documento legal, privado y sometido a reserva, que solamente puede ser conocido por el usuario, el equipo de salud y las personas autorizadas en los casos previstos por la Ley 1995 de 1999.
La Clínica de Oftalmología Sandiego con el propósito de mejorar los servicios prestados a la comunidad, presenta los diferentes requisitos y canales dispuestos para atender las solicitudes de copias de historias clínicas
La solicitud se podrá realizar personalmente en el área de gestión documental ubicado piso -1, horario de atención de lunes a viernes de 7:30 a.m. a 5:00 p.m. y por medio de correo electrónico auxiliar.archivo3@clinicasandiego.com.co adjuntando la documentación requerida.
- Dependiendo del tipo de solicitante, se debe adjuntar a la solicitud los siguientes
documentos:
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PACIENTE TITULAR DE LA HISTORIA CLINICA:
- Documento de identidad original
- Diligenciar consentimiento para el envío de copia de historia clínica por correo electrónico
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FAMILIAR O TERCERO AUTORIZADO POR EL PACIENTE:
- Carta de autorización firmada por el titular de la historia se debe anexar el poder especial (autenticado para actuar) o si existe poder general, este debe constar mediante escritura pública)
- Copia del documento de identidad de la persona autorizada
- Copia del documento de identificación del paciente
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PACIENTE MENOR DE EDAD
- Carta de solicitud de requerimiento por parte del padre o la madre del menor
- Registro civil de nacimiento del paciente menor de edad
- Copia documento identidad de los padres del menor requirente.
- Si la persona solicitante no es alguno de los padres del menor, presentar poder autenticado por parte del acudiente y los documentos anteriormente descritos
-
PACIENTE MAYOR DE EDAD EN ESTADO DE INCAPACIDAD (persona inconsciente o con incapacidadmental o física para autorizar a un tercero)
- Copia certificado médico que evidencie el estado de salud físico o mental del paciente
- Acreditar la condición de parentesco, copia de registro civil de nacimiento, matrimonio o declaración de unión marital de hecho (según el caso), esto con el fin de acreditar la relación de parentesco con el titular de la historia clínica.
- Si cuenta con documento de apoderamiento, presentar copia
- Presentar documento original de identidad del paciente (presencial), solicitud virtual adjuntar copia.
- Presentar documento original de identidad del solicitante (presencial), solicitud virtual adjuntar copia.
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PACIENTE FALLECIDO
- Copia del registro civil de defunción
- Copia de documento donde identifique parentesco con el paciente: si es padre, madre, o hijo(a) registro civil de nacimiento, si es cónyuge registro civil de matrimonio o extra-juicio en caso de unión libre
- Copia del documento de identidad del fallecido
- Carta especificando el motivo del trámite que realizará con la historia clínica.
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PACIENTES INTERNACIONALES
- Si el paciente es titular debe presentar documento que acredite la identidad (Pasaporte, NIE, PPT, Cédula de extranjería)
- Si es un tercero quien está solicitando la información debe existir autorización por parte del titular, adjuntando documento que acredite la identidad del titular, así como de la persona a quien se va a suministrar.
- La información solo se comparte a la dirección de correo electrónica del paciente, caso contrario es necesario que repose autorización con los requisitos anteriormente mencionados.
- La documentación para solicitud de copia de historia clínica debe estar completa, en caso contrario no podrá ser entregada.